Es muy común que en la empresa tengamos procesos que se han hecho tal como se hacen desde hace mucho tiempo, y que en ocasiones nos demos cuenta que no se hacen de forma eficiente y tenemos la inquietud de cómo mejorarlos.

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Una de las herramientas que nos ayudarán a mejorar cualquier proceso, son los INDICADORES DE DESEMPEÑO. Tener indicadores correctos, junto con la constancia y disciplina de revisarlos constantemente, nos ayudará a cumplir nuestros objetivos  y a enfocar nuestro trabajo de mejor forma.

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En GINSATEC, teníamos un problema:  TENIAMOS MUCHOS ENVIOS DE MERCANCIA A OBRAS Y/O A OTRAS CIUDADES, QUE NO SABIAMOS SI HABIAN LLEGADO A SU DESTINO EN TIEMPO Y FORMA.  Algo tan simple y obvio , estaba fuera de control. Cuando ALMACEN CENTRAL  enviaba el paquete con su documento de SALIDA DE ALMACEN,  no siempre se recababa la constancia o  “acuse de recibo” de  la mercancía por parte de quien la recibía. Siempre había explicaciones diversas de parte de todo mundo.

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Al paso del tiempo, cuando había un faltante de material en la obra, no se tenían las evidencias organizadas de que el producto o material hubiera sido efectivamente recibido por un destinatario  y era un problema saber dónde había quedado el equipo. En ocasiones esos paquetes se perdían, en otras ocasiones se localizaban en otras ciudades, etc.

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Con el fin de mejorar y solucionar este problema, y con el apoyo de la tecnología, se formó un equipo de trabajo que se dio a la tarea de solucionar este problema. Cuando se inició el proyecto, se detectó que el 43% de salidas de almacén hechas solo en 2021 no contaban con su evidencia de recibo debidamente firmada y organizada para su localización inmediata.  Estos primeros diagnósticos se hicieron a mediados de Junio 2021. De las 1495 salidas de almacén hechas en 2021, 638 de ellas NO tenían evidencia de haberse recibido. El reto era brutal.

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El equipo formado por las personas de Almacén, el equipo de Compras de diferentes ciudades, con el apoyo de gente de almacén de las diferentes ciudades y de los  residentes de obra que fueron consultados, así como los ingenieros del Sistema , semana tras semana fueron midiendo el avance, repartiendo el trabajo y se enfocaron en localizar , conseguir y organizar todas las evidencias de salida debidamente firmadas por quienes recibieron la mercancía.

Para el 17-nov-21 se había dominado el problema, pues TODAS las salidas de almacén hechas a la fecha, contaban con su evidencia en el sistema debidamente organizada. Al día del 4 de febrero del  2022, se mantiene el indicador en CERO salidas de almacén sin evidencia (Ver gráfica). El proceso está dominado y bajo control.

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Esto es un caso de éxito de cómo un proceso de mejora que se persigue constantemente , apoyado en la medición, y se lleva a cabo por un equipo de trabajo comprometido, ofrece resultados en la mejora del resultado de nuestro trabajo.

Nuestro reconocimiento especial para Diego Gómez y Aldo López quienes fueron los responsables de recolectar toda la información para hacer esto posible, liderados por Carlos González; y a todo el equipo de ALMACEN, de ALMACENES de las diferentes ciudades, de los residentes de obra, del equipo de COMPRAS, del equipo de SISTEMAS, a todos

¡¡¡ MUCHISIMAS GRACIAS !!! 

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Te invitamos a reflexionar con tu equipo de trabajo, qué actividad pueden medir de forma fácil para mejorar los procesos en los que participas.